Якщо у підшивці документів є конверт із вкладеними листами, то спочатку нумерують конверт, потім по черзі кожен вкладений лист. Чисті аркуші із справи вилучаються (без пошкодження цілісності справи) та знищуються. Листи нумеруються простим олівцем зверху вниз у порядку номерів, починаючи з першого.
не більше 150 сторінок в одній підшивці; завірення особою, відповідальною за діловодство; документи без прошивки засвідчуються посторінково; для скріплення робиться 2-4 дірки.
Строго по вертикалі з відривом щонайменше 3 див друг від друга проробляємо 3 отвори. Спеціальну голку зі вставленою в неї суворою ниткою (це також може бути шпагат або стрічка) протягуємо, починаючи зі зворотного боку документа, через середній прокол, залишаючи вільним невеликий шматочок нитки.